Quick start guide Cisco Webex bellen icm Broadsoft

Met de Cisco Webex software wordt je laptop of PC je kantoor telefoon en kun je telefoongesprekken vanuit het callcenter aannemen. Zodra je licentie voor Webex wordt geactiveerd door IP Central ontvang je een welkomstmail met een downloadlink. Klik op de blauwe knop in de email om naar de downloadpagina te gaan waar je de actuele versie van de software vindt.

Installeren

Via https://www.webex.com/downloads.html kun je ook direct de Cisco Webex software downloaden

Je krijgt op de downloadsite van Cisco Webex de keuze of je de 32 bits of 64 bits versie wilt downloaden. Voor moderne computers en laptops kun je gerust de 64 bits versie downloaden. Voor oudere pc's en laptops wordt de 32 bits versie geadviseerd. Zodra je het installatiebestand hebt geopend zal de software worden geinstalleerd. Hou er rekening mee dat je wel de rechten moet hebben om software op je PC te installeren.

Om door te gaan klik je op akkoord op de licentieovereenkomst voor eindgebruikers.

Eerste keer inloggen

Zodra de installatie is voltooid start je de software en klik je op aanmelden. Heb je nog geen wachtwoord ontvangen of weet je je wachtwoord niet meer? Klik dan op de wachtwoord vergeten link om het wachtwoord te herstellen.

Via https://beheer.voipit.nl/Account/ResetPasswordRequest kun je zelf ook je wachtwoord opnieuw instellen.

Algemene instellingen

Via het instellingen menu kunnen veelvoorkomende instellingen worden ingesteld. Klik hiervoor links onder in op gespreksinstellingen.

Hier kun je bijvoorbeeld instellen of je wilt dat Webex automatisch opstart, bij welk scherm je wilt dat Webex uit komt wanneer het wordt gestart en of er bij het minimaliseren of sluiten van de app een minischerm getoond moet worden. (TIP: Als je het scherm tijdens een gesprek sluit en geen minischerm hebt, dan vind je het gesprek onder chatten). Door op maximaliseren te klikken open je het belscherm weer op volledige grootte.

Onder weergave kun je de kleurstelling van de applicatie kiezen. Webex voorziet in 10+ kleur instellingen.

Audio instellingen - beltonen

Audio instellingen - apparaat

De audio instellingen van Webex kun je zelf naar wens invullen. Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om de ringtone in je headset te horen of juist over de speakers van je laptop.

Hou er rekening mee dat je de beltoon niet te hard zet als je hem over je headset laat rinkelen. Via de optie meldingen kun je zelf de beltoon instellen en de verschillende meldingstonen.

Callcenter & gespreks instellingen

Om in en uit te loggen in het callcenter klik je rechts onder op de taakbalk op gespreks instellingen. In het volgende scherm kun je vervolgens jezelf op beschikbaar zetten in het callcenter.

Onbeschikbaarheidscodes

Voor sommige callcenters is het relevant om de reden van onbeschikbaarheid bij te houden. Als je callcenter status op onbeschikbaar zet dan kun je daar onder de onbeschikbaarheidscode selecteren.

Doorverbinden & wachtstand

Via de knop gesprekken kun je gesprekken starten. Met behulp van de drie puntjes kun je een gesprek in een conferentie plaatsen, in de wacht zetten of doorverbinden.

In het scherm dat volgt heb je de mogelijkheid om te zoeken binnen de telefooncentrale en de persoon te selecteren. Daarna kun je met de knoppen eerst raadplegen consultatief doorverbinden en nu doorschakelen direct “blind’ doorverbinden.

Hou er rekening mee dat je bij intern bellen altijd belt via Broadsoft (dus niet via Webex). Anders is doorverbinden niet mogelijk.

Mobiliteit & doorschakeling naar mobiel

Het is mogelijk om de gesprekken die normaal gesproken op je Webex soft phone uit waren gekomen uit te laten komen op je mobiele telefoon. Hiervoor gebruiken we de single number reach (office anywhere) functie. Die vind je onder gesprekken ➔ Mijn nummers beheren.

Vergeet niet om de optie gespreksbeheer aan te zetten. Dat zorgt ervoor dat je bij een inkomend gesprek op je mobiel eerst een nummer in moet drukken; zo zorgen we ervoor dat een zakelijk callcenter gesprek nooit in je persoonlijke voicemail eindigt.

Ingebouwd adressenboek

Webex is voorzien van een ingebouwd adressenboek dat alle contacten uit de telefooncentrale bevat. Wil je snel een nummer van een collega opzoeken? Klik dan op kopje contactpersonen. Met behulp van het zoek venster kun je de naam opzoeken. Zijn er bepaalde contacten die je veelvuldig gebruikt? Selecteer ze dan uit de telefoongids en voeg ze met de rechter muis toets dan toe aan jouw contacten. Dat is je persoonlijke lijst van veel gebruikte contacten.

De interne adressenlijst die vanuit Broadsoft komt met alle gebruikers op de centrale wordt automatisch toegevoegd (TIP: Gebruik daarvoor het zoekveld boven in de applicatie of tijdens het doorverbinden). Eventuele persoonlijke contactpersonen dienen handmatig even toegevoegd te worden. Mocht er een generieke lijst zijn met bijvoorbeeld collega’s die extern zitten en geen gebruik maken van de centrale dan kan die worden ingelezen.

Veelgestelde vragen

Q. Welke versie heb ik van Webex en hoe kan ik deze updaten?

A. De software geeft zelf aan dat er een update is. Mocht er al wel een update zijn en deze nog niet zijn aangeboden dan klik je links boven in op je initialen => Help => Over. In het scherm dat volgt zie je de versie die je hebt én kun je controleren op een update.

Q. Ik krijg een melding dat windows firewall sommige onderdelen van de Webex heeft uitgeschakeld, wat moet ik doen?

A. Klik op toegang toestaan als het daadwerkelijk de Webex app betreft; als je dit niet doet zal Webex niet werken

Q. Welke informatie heeft IP Central nodig om te kunnen troubleshooten?

A.

1. Gebruikersnaam
   
2. A zijde (nummer van degene die je belt)
   
3. B zijde (jouw nummer of nummer van het callcenter waar je in zit
   
4. Datum
   
5. Tijdstip
   

Q. Ik ben mijn gebruikersnaam / wachtwoord vergeten

A1. Je gebruikersnaam is altijd je emailadres, zonder hoofdletters

A2. Je kunt je wachtwoord zelf herstellen via de wachtwoord vergeten link op https://www.mijnvoipit.nl

Q. Ik heb per abuis al een Webex free account aangemaakt, hoe kan ik deze verwijderen?

A1. Je kunt deze verwijderen door de instructies op deze link de volgen: te klikken op https://help.webex.com/en-us/article/5m4i4y/Delete-Your-Free-Webex-Account

Over je internetverbinding

Met Webex bel je over de internetverbinding. Dat betekent dat extreem zware belasting van de internetverbinding ook gevolgen kan hebben voor de gesprekskwaliteit. Ook kunnen instellingen op de router van je bedrijf of bij je thuis het functioneren van de telefonieoplossing negatief beïnvloeden. Kom je ondanks alle voorbereidingen die we treffen een gesprek tegen wat wat hapert? Laat het ons weten via support@ip-central.nl. Hou er rekening mee dat als de gesprekskwaliteit niet optimaal is dat je altijd gebruik kunt maken van Anywhere om door te schakelen naar mobiel.

• Related Articles

• Netwerk requirements tbv bellen met Cisco Webex

  Om de ongestoorde werking van het Webex cloud callcenter te kunnen garanderen is het van belang dat op netwerkniveau de benodigde adressen worden toegestaand of geopend. Voor de Webex client en bijbehorende software moeten de volgende poorten open ...

• Microsoft 365 - Exchange online - Quick start guide

  Microsoft 365 is hét online platform van Microsoft voor Email, kantoortoepassingen, bestanden delen en samenwerken. Dit artikel beschrijft hoe je het makkelijkst in kunt loggen op de online mail omgeving. Eerste keer inloggen Ga naar Office.com en ...

• HIPPER+ app - Callcenter

  IP Central biedt met slimdoorverbinden een dienst waarmee (24*7) ondersteuningsteams bereikbaar kunnen worden gemaakt onder één vast telefoonnummer waarachter meerdere collega's die service / storings / wacht of nachtdiensten draaien bereikbaar ...

• Headset instellingen - Poly (Plantronics)

  IP Central levert headsets van Poly uit. Die zijn voorzien van systeemsoftware (firmware) en bieden de mogelijkheid om een aantal dingen in te stellen. Hiervoor gebruik je de poly hub software. Met behulp van de poly hub software kun je de laatste ...

• 24*7 diensten met behulp van de HIPPER+ app

  IP Central biedt met slimdoorverbinden een dienst waarmee (24*7) ondersteuningsteams bereikbaar kunnen worden gemaakt onder één vast telefoonnummer waarachter meerdere collega's die storings / wacht of nachtdiensten draaien bereikbaar kunnen zijn. ...